Noviembre 7, 2008
Bienvenidos a Oficina Virtual donde compartiremos información variada, interesante y útil para el Asistente Administrativo. A través de este blog podremos compartir, aprender y encontrar todo lo que un Asistente Administrativo necesita para ser cada día más eficiente. ¡Disfrútenlo!
Noviembre 7, 2008
A través de este blog podrás encontrar información variada sobre cómo mejorar tus procesos en la oficina. ¡Bienvenidos a este mundo virtual!
Noviembre 26, 2008
PASOS AL CREAR PUBLICACIONES Y DOCUMENTOS EN LA OFICINA
Planificación de la publicación
Identificar el propósito de la comunicación
o Mientras más definido tenga el propósito, más fácil se le hará organizar el material.
o ¿Cuál es el propósito? ¿Proveer información? ¿Vender un producto? ¿Anunciar un evento?
Identificar a la audiencia a quien va dirigida la comunicación
Determinar en qué forma la audiencia estará expuesta al mensaje
o ¿Esperaría la audiencia una comunicación seria y formal, o jocosa y juvenil?
o ¿Se debe publicar en forma de opúsculo para ser incluido dentro de un paquete de materiales en un seminario de la empresa?
o ¿El mensaje será publicado en una hoja periodística, acompañado de anuncios?
o ¿Será expuesto en un tablón de expresión didáctica?
Quién va a leer la publicación?
o ¿Son empleados, compañeros de trabajo, clientes, amigos, familiares?
o ¿ Decidir qué deseas que hagan los lectores después de leer la publicación
o ¿Deseas que los lectores pregunten por más información?
o ¿Deseas algún tipo de respuesta?
o ¿Deseas que se comuniquen por teléfono o personalmente?
Recopila ejemplos de diseños efectivos
o Prepara un banco de buenas publicaciones, archívalas cuando lleguen a tus manos.
o Cada vez que vayas a preparar una publicación, haz referencia a las que tienes para que te den ideas. Esto servirá para adelantar el proceso de la planificación.
Creación del contenido
o El diseño es muy importante porque aumenta la atracción visual al documento, pero el contenido es aún más importante.
o Al analizar tu mensaje, identifica el propósito y comienza organizando tu material.
o Establece una jerarquía de ideas, considera qué llamará más la atención del lector.
NOTA: Así como la gente es juzgada por su apariencia, una publicación es juzgada por su diseño. El diseño también ayuda a organizar ideas de modo que el lector pueda encontrar información rápida. Ya sea que estés creando un membrete, una hoja periodística, un opúsculo, una tarjeta de presentación, cualquier cosa que estés creando, debes tomar un tiempo extra para diseñarlo bien.
La tentación de “sobrediseñar” (incluir demasiados elementos artísticos) en una publicación es común en principiantes. Debe evitarse desde un principio. Para crear elementos de diseño apropiados, debes tener en cuenta los siguientes conceptos:
Elementos de publicación
Foco
El elemento utilizado para atraer la vista del lector.
El elemento más importante (títulos, subtítulos, encabezamientos, creados en negrillas (“bold”), en letras grandes y contrastando, con diferentes tipos de letra.
También elementos gráficos como líneas, dibujos, fotografías, logos, imágenes dibujadas en computadora o imágenes digitalizadas.
Balance
La distribución equitativa del peso de varios elementos, tales como bloques de texto, imágenes gráficas, encabezamientos, líneas y espacio en blanco en la página.
Existen dos tipos de balance:
Simétrico – Contiene elementos de igual proporción en ambos lados izquierdo y derecho, y del borde superior e inferior.
Asimétrico – Utiliza diferentes elementos con pesos variables y/o proporciones para lograr contraste.
Proporción
Colocar los elementos en tamaños relativos a su importancia y en correlación de unos y otros.
Contraste
La diferencia entre grados de oscuridad y claridad en la página.
o Texto con poco contraste no llama la atención.
o Un alto nivel de contraste estimula a dirigir la atención al documento.
Curso direccional
Organizar y posicionar los elementos de tal modo que “lleven” los ojos del lector a través del documento.
Color
Combina efectivamente los colores.
Utiliza los mismos tonos.
Utiliza papeles a color si tienes unas impresora que no es a color.
Consistencia
Utilizar los mismos gráficos, letras y arte para los diferentes tipos de documentos como sobres, papel timbrado, invitaciones, etc.
Noviembre 26, 2008
RECOMENDACIONES PARA LA PREPARACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN ORAL
Recopilación de la información
¦ Investigue y haga una búsqueda de información en medios confiables.
¦ Recopile la información encontrada.
¦ Lea la información y subraye lo más importante.
¦ Prepare un bosquejo de la información.
¦ No copie información literalmente del lugar donde la encontró. Cite y presente las referencias.
¦ Resuma y provea puntos claves.
¦ Sea claro, conciso y breve.
Partes de su presentación
¦ Página titular – Título de su presentación e información del presentador.
¦ Objetivos o introducción – Resumen de lo que se presentará.
¦ Contenido – información a ser presentada con gráficas y datos de apoyo.
¦ Conclusión – aportación del trabajo
¦ Referencias
Creación de su presentación
¦ Utilice programas de aplicación como PowerPoint como guía en su presentación.
¦ No escriba todo lo que va a decir.
¦ Incluya elementos gráficos, fotografías o flujogramas para explicar la información.
Antes de la presentación
¦ Practique con amigos o familiares y tome el tiempo que tarda en realizar la presentación.
¦ Escuche las recomendaciones de sus compañeros.
¦ Visite el lugar en donde realizará su presentación.
¦ Distribuya copias para facilitar la comprensión y que puedan tomar notas.
¦ Asegúrese de que tiene todos los materiales a la mano.
¦ Organice su información y los materiales que distribuirá.
¦ No se memorice la presentación, sí asegúrese de que comprende todo el contenido.
Al momento de realizar su presentación:
¦ Llegue a tiempo.
¦ Respire profundamente y siéntase seguro y confiado.
¦ Preséntese y ¡manos a la obra!
Referencias
Mery, Domingo. ¿Cómo hacer una buena presentación oral? Recuperado el 10 de junio de 2008 en http://www.diinf.usach.cl/~dmery/titula/presenta.htm.
Presentar un trabajo de forma oral. Recuperado el 11 de junio de 2008 en http://escuelas.consumer.es/web/es/aprender_a_aprender/tarea7/
Silva Fernández, Rosanna Del Valle. Recursos para realizar una correcta presentación oral. Recuperado el 11 de junio de 2008 en http://www.monografias.com/trabajos42/presentacion-oral/presentacion-oral.shtml.
HOJA DE EVALUACIÓN
Tema Presentado ___________________________ Grupo # ____________
Haga una marca (X) en el encasillado correspondiente:
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CRITERIOS A EVALUAR |
EXCELENTE |
REGULAR |
PUEDE MEJORAR |
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Presentación oral |
Presentación del tema |
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Dominio del tema |
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Participación de todos los miembros del equipo |
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Presentación en PowerPoint |
Siguió las recomendaciones efectivas |
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Utilizó la cantidad de diapositivas recomendadas (5) |
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Su presentación fue atractiva e impactante |
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Manejo del tiempo (5 minutos) |
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Evaluación en General
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Comentarios ________________________________________________________________________
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Utiliza un programa como PowerPoint (Marca Registrada) para preparar tus presentaciones
PowerPoint 2007
1. Escriba el contenido de su presentación.
2. Seleccione el diseño.
3. Integre efectos especiales.
4. Coteje su presentación.
Página Titular
· Abra el programa Start, All Programs, Microsoft Office, PowerPoint 2007.
· El programa está compuesto por diapositivas organizadas por cajas de texto.
· Sustituya Click to add Title por el título de su presentación: presentaciones impactantes. Seleccione el texto y en Home dentro del grupo de Font, presione UPPERCASE para incluirlo todo en letras mayúsculas o presione Shift y F3.
· Sustituya Click to add subtitle por su nombre: ej. Preparado por Sulmarie Morales
· En el tab de Home coloque el cursor sobre el comando para insertar una nueva diapositiva.
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Página de Introducción u objetivos
· Escriba en el título de su diapositiva Objetivos.
· En la segunda caja de texto le aparecerá las alternativas para seleccionar efectos especiales. Seleccione la de SmartArt . Le aparecerá una galería de las alternativas disponibles. Seleccione la llamada Upward Arrow. Puede escribir sobre la palabra texto o puede dar un clic en el borde de la derecha donde tiene cuatro puntos para activar el panel de tareas y escribir en el lugar provisto. Escriba Facilitar, Mejorar, Impactar. Inserte una nueva categoría. (Si está dentro del panel de tareas sólo presione tab para escribir una nueva categoría Atraer). (Si utilizó las cajas de texto presione un clic en Design, Add Shape para incluir la nueva categoría).
Contenido
· En Home presione New Slide para comenzar a trabajar con el contenido. Pero en esta ocasión presionará el comando donde tiene un triángulo invertido. Le proveerá alternativas para incluir su diapositiva. Seleccione la alternativa de Two Content.
· Escriba PASOS en la primera caja de texto.
· Escriba los siguientes puntos en la caja del lado izquierdo.
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Exploración e Ideas
· En la caja del lado derecho seleccione la alternativa de Insert Picture from file. Identifique una fotografía alusiva a su presentación. (Buscar en desktop, ejercicios de práctica, seleccionar fotografía). Le daremos un efecto especial a la fotografía. Presione un doble clic del ratón sobre la fotografía. Se activará el menú de Picture Tools. En Picture Styles escoja la alternativa de su preferencia. (Ej. Soft Edge Oval).
· Inserte una nueva diapositiva. En Home presione New Slide pero en esta ocasión presione el layout Title and Content.
· En la primera caja de texto escriba RECOMENDACIONES.
· En la segunda caja de texto escriba 4 de las recomendaciones ofrecidas para realizar una presentación impactante y que cumpla con los objetivos.
· Inserte una nueva diapositiva. En Home presione New Slide pero en esta ocasión presione el layout Blank.
· Presione en Insert la alternativa de WordArt del grupo de Text. Seleccione en la galería el tipo de letra deseado. Se activará una caja de texto que dice Your Text Here. Seleccione ese texto y sustituya por Lograrás todo lo (presione enter) que te propongas. Una vez termina coloca el cursor fuera de la caja. Al colocar el cursor sobre la caja aparecerá una ancla (punto) color verde. Ese punto me permitirá rotar el texto. Rótelo a su preferencia.
Información de Referencia
· En el tab de Insert seleccione Header & Footer. Active la información que necesite presionando un clic sobre la caja.
o Date and time – activará la fecha actualizada (del día en que se encuentra).
o Slide number – la enumeración de las diapositivas para permitirle saber el orden al momento de imprimir.
o Footer – le permite escribir (escriba Presentaciones Impactantes)
o Don’t show on title slide – le elimina estas instrucciones en la página titular.
· Presione Apply to All para que la función se active en todas las diapositivas.
Diseño
· Vamos a trabajar con el diseño. Seleccione el Tab de Design. En Themes podrá observar la galería de las alternativas disponibles. Seleccione la de su preferencia. (Ej. Flow). Si interesa cambiar los colores presione Colors y podrá cambiar las tonalidades de su presentación.
Transición
· La transición es el movimiento entre una diapositiva y otra. Seleccione el tab de Animations y en Transition to This Slide escoja la de su preferencia. (ej. Random Transition).
· Cambie la forma transición de Fast a Slow o Medium.
· Presione Apply to All para que todas las diapositivas tengan el mismo efecto.
Efectos especiales
· Refiérase a la tercera diapositiva y seleccione la fotografía. En Animations Seleccione Custom Animation. Aparecerá un panel de tareas al lado derecho. Seleccione Add Effect y seleccione el de su preferencia (Ej. Entrace, Blind). Puede presionar Play para ver el efecto.
· Escoja efectos especiales para la segunda diapositiva (objetivos) y para el texto en WordArt de la última diapositiva.
· Para ver su presentación finalmente presione del tab de Slide Show la alternativa de From Beginning . Si desea activar la presentación desde la diapositiva que se encuentra presione From Current Slide.
Efectos de Sonido
· En la última diapositiva incluirá un efecto de sonido.
· Del tab de Insert seleccione Shapes. Presione Action Button y seleccione Sound. Dibuje el botón en el lugar deseado. Se activará una ventana donde le permitirá seleccionar el efecto deseado. (Ej. Applause). Solamente escuchará el efecto cuando active el Slide Show.
Visualización de las diapositivas
· También podrá ver la presentación utilizando estos comandos del borde inferior .
· Le permitirá ver:
o la diapositiva y las notas. Podrá incluir sus notas.
o Todas las diapositivas.
o Activar el Slide Show.
Impresión
· Del Microsoft Office Button seleccione la alternativa de Print, Print.
· En Print what puede seleccionar:
o Slides – imprime una diapositiva por página.
o Handout – imprime sus diapositivas en forma pequeña. Se recomienda 3 ó 6 por página.
o Notes Pages – imprime la diapositiva y las notas escritas.
o Outline View – imprime solamente texto, en forma de bosquejo.
Comentarios en: “Reúsa, reduce y recicla papel en las oficinas”